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Cómo hacer una cotización formal (con IA en 2 minutos y plantilla)

Por Oscar Garza · Actualizado el 27 de octubre de 2026 · 5 min de lectura

Sello de oficina con mango de madera, bajo un círculo azul

En 10 segundos

Una cotización formal le dice a tu cliente qué recibe, cuánto cuesta y hasta cuándo vale el precio. Lleva 12 elementos, y el que más se olvida es la fecha de tu siguiente contacto.

  • 12 elementos
  • Prompt para la IA
  • Ejemplo en pesos

Te mando el prompt y la plantilla ↓

Anatomía de una cotización formal: los 12 elementos que debe llevar, numerados sobre un documento de ejemplo
Los 12 elementos. Más abajo te mando la plantilla que ya los trae.

Imagínate esto: te piden precio de un portón por WhatsApp. Mandas una foto de tu libreta y te contestan «va, lo checo». Muchas veces, ahí se acaba todo.

No faltó interés: ya te pidió precio. Faltó una cotización que lo ayudara a decidir.

Ilustración en papel recortado: un dueño de negocio entrega una cotización a su cliente en el mostrador

01Qué es una cotización formal

Cotización

Fija precio, condiciones y vigencia. Es la que tu cliente aprueba.

Propuesta

Explica el porqué y el enfoque. Suele llevar la cotización dentro.

Factura

Llega después de vender. Tiene valor fiscal y se timbra ante el SAT.

Una cotización formal se defiende sin ti: casi siempre se decide después, cuando tu cliente se la enseña a su socio o a su jefe.

Comparativa entre pasar precio por mensaje y mandar una cotización formal
La diferencia que tu cliente nota sin que se lo expliques.

02Qué debe llevar: 12 elementos

Lo básico

  1. 1
    Tus datosNombre, RFC si facturas, teléfono y correo.
  2. 2
    Datos del clienteEmpresa y a quién va dirigida.
  3. 3
    FolioUn número único, como COT-2026-014.
  4. 4
    FechaEl día en que la mandas.
  5. 5
    VigenciaHasta cuándo respetas el precio.
  6. 6
    ConceptosQué incluye cada renglón, con cantidad.
  7. 7
    Precio e importePrecio unitario por cantidad.
  8. 8
    Subtotal, IVA y total16 % general; 8 % en la frontera si aplica.

Lo que la cierra

  1. 9
    Condiciones de pagoAnticipo, formas de pago y plazo.
  2. 10
    Tiempo de entregaContado desde el anticipo.
  3. 11
    Qué no incluyeLo que podría suponer que sí va.
  4. 12
    Siguiente pasoCómo se aprueba y cuándo vuelves a llamar.

La tasa del 16 % viene del artículo 1 de la Ley del IVA. Si tu precio ya lo incluye, dilo junto al total.

03Cómo hacerla, paso a paso

  1. PreguntaQué necesita, para cuándo y quién decide.
  2. ConceptosUn renglón por cosa que se entrega.
  3. CalculaCon fórmulas, nunca a mano.
  4. CondicionesVigencia, pago y lo que no incluye.
  5. Manda y explicaPDF más un audio de dos minutos.
  6. AgendaLa fecha del siguiente contacto.El paso que casi nadie hace

04Hazla con IA en 2 minutos

Ya no tienes que pelearte con celdas. Le das tus datos a ChatGPT, Claude o Gemini y te devuelve la cotización armada. Tú revisas y mandas.

  1. Junta tus datosConceptos, cantidades, precios y condiciones.
  2. Pega el promptEl de abajo, con tus datos en los corchetes.
  3. Revisa las cuentasLa IA a veces se equivoca en números.No te lo saltes
  4. PDF y a mandarCon un audio corto que la explique.

Prompt para pedir tu cotización

Actúa como mi asistente de ventas. Hazme una cotización formal lista para PDF con estos datos: - Mis datos: [nombre del negocio, RFC, teléfono, correo] - Cliente: [empresa y a quién va dirigida] - Folio: [COT-2026-001] · Fecha: hoy · Vigencia: [10] días - Conceptos: [qué entrego, cantidad y precio unitario de cada uno] - Condiciones de pago: [anticipo y forma de pago] - Tiempo de entrega: [días desde el anticipo] - Qué NO incluye: [lo que el cliente podría suponer] - Siguiente paso: «Te llamo el [día] para resolver dudas» Calcula importe por renglón, subtotal, IVA 16 % y total en una tabla. Revisa que las cuentas cuadren y dime si me falta algún dato antes de terminar.

Funciona igual en ChatGPT, Claude o Gemini. Si tus precios ya incluyen IVA, díselo.

Con IA

Lo más rápido: le das los datos y te la arma. Tú revisas números y condiciones.

Excel

Si cotizas seguido lo mismo y quieres que las fórmulas no fallen.

Word

Si tu cotización es sobre todo texto, como el alcance de un servicio.

Si usas Excel: las 4 fórmulas (cantidad en B, precio en C)

  • Importe=B12*C12
  • Subtotal=SUMA(D12:D20)
  • IVA=D21*0.16
  • Total=D21+D22

05Ejemplo y formato en pesos

Un taller de herrería le cotiza un portón a una bodega. Folio COT-2026-014, emitida el martes 27 de octubre, vigencia de 10 días.

ConceptoCant.Precio unitarioImporte
Portón corredizo de 4 × 2.2 m, lámina calibre 181$18,500.00$18,500.00
Motor para portón con dos controles1$9,800.00$9,800.00
Instalación y puesta en marcha1$2,500.00$2,500.00
Subtotal$30,800.00
IVA 16 %$4,928.00
Total$35,728.00
  • Pago50 % de anticipo, 50 % al instalar.
  • Entrega10 días hábiles desde el anticipo.
  • No incluyeObra civil, cableado ni permisos.
  • Siguiente pasoTe llamo el viernes 30 de octubre.

Lo que hace la mayoría

  • Manda el PDF y espera.
  • Cierra con «quedo a tus órdenes».
  • Insiste con «¿pudiste verlo?».

Cómo lo hago yo

  • La cotización sale con vigencia y fecha de seguimiento.
  • Antes de mandarla pregunto cuándo deciden y quién más la revisa.
  • A los dos días mando algo útil, y aviso un día antes de que venza.

Prometer 30 días de vigencia si mis costos cambian cada semana.

Mi criterio

Tres preguntas antes de mandar una cotización

  1. ¿Quién más decide?Si la revisa alguien que no habló contigo, tiene que defenderse sola.
  2. ¿Contra qué te compara?Si no lo sabes, compites por precio sin querer.
  3. ¿Cuándo lo decide?Esa fecha es tu siguiente contacto.

Lo que veo en campo

En negocios con equipo de ventas, las cotizaciones se hacen bien pero nadie es dueño de lo que pasa después. Antes de hablar de más anuncios, cuento las cotizaciones abiertas: es gente que ya pidió precio.

Preguntas frecuentes

¿Una cotización tiene validez legal?

Es una oferta por escrito, no una factura: no tiene valor fiscal. Si tu cliente la firma de aceptada, te sirve como prueba de lo acordado. Para obras grandes, conviene un contrato. Si vendes a consumidores finales, revisa lo que pide la Profeco sobre presupuestos. Esto es orientación general, no asesoría legal.

¿Cuánto tiempo debe durar la vigencia?

La que puedas sostener. Si tus costos cambian cada mes, no prometas 30 días. Para la mayoría de los servicios, de 7 a 15 días funciona y te da un motivo claro para volver a escribir.

¿La cotización debe llevar IVA?

Sí, si facturas. Desglosa subtotal, IVA y total. La tasa general es 16 %; en la región fronteriza puede aplicar 8 %, confírmalo con tu contador. Si tu precio ya incluye IVA, escríbelo junto al total.

¿Puedo hacer una cotización con ChatGPT?

Sí, y es lo más rápido: le das tus datos y te arma la cotización con sus cuentas. Revisa siempre los números y las condiciones antes de mandarla, porque la IA no conoce tus costos y a veces se equivoca al sumar.

¿Qué es mejor para cotizar, Excel o Word?

Excel si es sobre todo números y cotizas seguido lo mismo; Word si es sobre todo texto. Si no quieres llenar ninguna, pídesela a la IA con el prompt de esta guía y mándala en PDF.

Si lo haces tú

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Un CRM en Excel con alertas cuando un seguimiento se vence, guiones para cada contacto y un plan de 8 semanas.

No es para ti si ya tienes un CRM con seguimiento automático funcionando.

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Si prefieres que lo haga yo

CRM y seguimiento automático

Si tu equipo manda muchas cotizaciones y no sabes cuántas siguen abiertas, armo tu CRM para que cada una tenga dueño, fecha y aviso al vencer.

Platicamos 20 minutos para ver si tiene sentido. Si no encaja, te lo digo ahí mismo.

Agendar la llamada de 20 minutos

Así lo puedes aplicar a tu proyecto: la cotización no termina cuando la mandas, ahí empieza.