Inventario en Excel: plantilla con entradas, salidas y alerta de mínimo
Por Oscar Garza · Actualizado el 27 de octubre de 2026 · 5 min de lectura
En 10 segundos
Un inventario en Excel funciona con cuatro hojas: productos, movimientos, existencias y alertas. Anotas cada entrada y salida en movimientos, y la existencia se calcula sola con SUMAR.SI.CONJUNTO. Una columna con SI avisa cuando un producto llega a su mínimo. El stock nunca se escribe a mano.
- 4 hojas
- Fórmulas exactas
- Alerta de mínimo
Imagínate una papelería que lleva su inventario en una hoja donde cada noche alguien cambia el número de existencias a mano.
Un día el número dice 12 cuadernos y en el estante hay 4. Nadie sabe qué pasó, porque no quedó registro de ningún movimiento.
01La hoja de productos
Una fila por producto. Estas columnas son las mínimas.
| Columna | Qué lleva | Ejemplo |
|---|---|---|
| A · Código | Un código único por producto | CUA-100 |
| B · Producto | Nombre claro | Cuaderno profesional 100 hojas |
| C · Costo | Lo que te cuesta cada pieza | $38 |
| D · Inicial | Existencia al empezar | 40 |
| E · Mínimo | Cuándo reponer | 10 |
02Pídele a la IA que te la arme
No tienes que escribir fórmulas. Copia este prompt en ChatGPT, Claude o Gemini, pon tus productos y te devuelve el archivo o las fórmulas listas.
Prompt para armar tu inventario
Actúa como experto en Excel y Google Sheets. Arma un control de inventario con estas hojas: - Productos: código, nombre, unidad, costo, precio y existencia mínima. - Entradas y Salidas: fecha, código, cantidad y nota. - Existencias: por cada código, entradas menos salidas, y una alerta en rojo cuando quede igual o por debajo del mínimo. Mis productos son: [pega tu lista con código, nombre y mínimo]. Dame las fórmulas exactas por celda (o el archivo, si puedes generarlo) y explícame cómo registrar una venta.
Revisa que las fórmulas apunten a las columnas correctas antes de usarla con tus números reales.
03Las fórmulas
La hoja Movimientos lleva fecha (A), código (B), tipo «Entrada» o «Salida» (C) y cantidad (D). Nombra las columnas B, C y D como Cod, Tipo y Cant en Fórmulas › Asignar nombre.
En la hoja Existencias, fila 2 (mismo orden de productos que en Productos)
- B · Entradas
=SUMAR.SI.CONJUNTO(Cant, Cod, A2, Tipo, "Entrada") - C · Salidas
=SUMAR.SI.CONJUNTO(Cant, Cod, A2, Tipo, "Salida") - D · Existencia
=Productos!D2 + B2 - C2 - E · Alerta
=SI(D2<=Productos!E2, "Reordenar", "OK")
Si tu Excel está en inglés, la función se llama SUMIFS y SI es IF. Separa con comas o con punto y coma según tu configuración regional.
04Ejemplo de la hoja Existencias
| Código | Entradas | Salidas | Existencia | Alerta |
|---|---|---|---|---|
| CUA-100 | 20 | 52 | 8 | Reordenar |
| LAP-012 | 50 | 31 | 44 | OK |
| MOC-200 | 10 | 16 | 6 | Reordenar |
| BOL-045 | 0 | 12 | 38 | OK |
05La alerta en rojo
- SeleccionaLa columna Alerta de la hoja Existencias.
- Formato condicionalInicio › Formato condicional › Nueva regla.
- La reglaCeldas que contengan «Reordenar».Lo que te avisa sin buscar
- ColorRelleno rojo claro y texto oscuro.
06Cuándo Excel ya no alcanza
- Varios canalesVendes en tienda y en marketplaces al mismo tiempo.
- Varias personasMás de dos registran movimientos durante el día.
- Errores carosYa cancelaste pedidos por existencias equivocadas.
Lo que hace la mayoría
- Lleva el inventario en una hoja donde escribe el stock a mano.
- Corrige el número cuando no cuadra, sin dejar rastro.
- Se entera de que se acabó un producto cuando lo piden.
Cómo lo hago yo
- Entradas y salidas se anotan; el stock se calcula solo.
- Cada cambio queda como movimiento con fecha.
- La alerta de mínimo avisa antes de quedarte sin producto.
Usar un Excel compartido por cinco personas como inventario de varios canales.
Mi criterio
Tres preguntas antes de armar tu inventario
- ¿Cada producto tiene un código único?Sin código, las fórmulas suman productos distintos.
- ¿Quién registra los movimientos?Si nadie es dueño, la hoja deja de reflejar el estante en una semana.
- ¿Cuánto tarda en llegarte cada producto?Ese tiempo define el mínimo de cada uno.
Lo que veo en campo
En negocios que llevan inventario en Excel veo existencias escritas a mano y ningún registro de movimientos. Lo primero que reviso es si la hoja puede explicar por qué cambió un número.
Preguntas frecuentes
¿Cómo hago un inventario en Excel?
Con cuatro hojas: una lista de productos, un registro de movimientos donde anotas cada entrada y salida, una hoja de existencias que se calcula con fórmulas y una columna de alerta que avisa cuando llegas al mínimo.
¿Qué fórmula uso para la existencia?
SUMAR.SI.CONJUNTO para sumar las entradas de cada producto y restarle sus salidas, más la existencia inicial. Así nunca escribes el stock a mano: se calcula con lo que registraste.
¿Cómo hago que Excel me avise cuando se acaba un producto?
Con una columna que compare la existencia contra el mínimo usando SI, y un formato condicional que pinte de rojo la celda cuando diga «Reordenar».
¿Cuándo dejo Excel por un sistema de inventarios?
Cuando vendes en varios canales a la vez, cuando varias personas registran al mismo tiempo o cuando los errores de captura te cuestan pedidos. Ahí conviene un sistema que se sincronice solo.
Si prefieres que lo haga yo
Proyecto de implementación
Cuando Excel ya no alcanza, conecto tus canales a un solo inventario que se sincroniza solo, documentado y a tu nombre.
Platicamos 20 minutos para ver si tiene sentido. Si no encaja, te lo digo ahí mismo.
Así lo puedes aplicar a tu proyecto: deja de escribir el stock y empieza a registrar movimientos.